Guide utilisateur

Ce guide d’utilisation du Bordereau Electronique de Suivi des Cargaison (BESC en sigle) ou Electronic Cargo Tracking Note/Advance Shipment Information (ECTN/ASHI) en anglais, mise au support de ses utilisateurs.

Il précise le mode d’emploi des étapes essentielles à l’enregistrement des utilisateurs et à la mise en application des procédures en vigueur pour le Burundi, la Guinée équatoriale, le Soudan du Sud et le Togo.

1/ ENREGISTREMENT

Avant de pouvoir émettre des BESC/ECTN/ASHI, les nouveaux utilisateurs sont invités à s'enregistrer en créant un compte électronique.

Pour ce faire, vous choisissez l'option ‘BESC/ASHI’ sur le site Web, puis cliquez sur le drapeau du pays de votre choix et prenez l’option ‘enregistrez ici’. Vous serez alors redirigés vers le formulaire d'enregistrement qu'il convient de remplir soigneusement.

Après les informations usuelles d’identité (nom de société, noms, email, adresse, …), vous serez invitez à choisir la langue préférée (français/anglais) dans laquelle vous souhaitez recevoir toute communication future de notre administrateur. Les messages seront envoyés à l’adresse email de votre choix, saisie et confirmée à l’occasion de votre enregistrement.

A noter :

• Le numéro de T.V.A. est obligatoire pour toutes les entreprises européennes. Chaque numéro est vérifié dans une base de données publique.

• Vous pouvez librement choisir votre nom d'utilisateur.

Une fois le formulaire complété, cliquez sur ‘Envoyer’. Votre demande sera alors vérifiée et l’enregistrement confirmé par email. Celui-ci reprendra le nom d'utilisateur et le mot de passe saisis vous permettant de vous connecter.

Vous pourrez à tout moment modifier vos données à travers l'option ‘Vos coordonnées’, dès lors que vous serez connectés.

Votre compte ‘Antaser Afrique bv’ est actif pour vos BESC/ASHI pour le Burundi, la Guineé équatoriale, le Soudan du Sud et le Togo.

2/ MOT DE PASSE OUBLIE

Si vous avez oublié votre mot de passe, cliquez sur ‘Mot de passe oublié’ après avoir choisi un drapeau de pays. Saisissez votre nom d'utilisateur et cliquez sur ‘Envoyer’.

Vous recevrez un email reprenant votre nom d'utilisateur ainsi que votre mot de passe.

3/ NOM D'UTILISATEUR ET MOT DE PASSE OUBLIES

Si vous avez oublié votre mot de passe et votre nom d’utilisateur, vous devrez envoyer un email à info@antaserafrique.com avec la demande de renvoi des informations.

Il faut impérativement que votre demande soit envoyée de votre adresse email originale, telle que vous l'aviez fournie dans votre enregistrement initial.

4/ COMPTE ELECTRONIQUE

 L'email d'activation envoyé après l'enregistrement contiendra une demande pour créditer votre compte électronique par virement traditionnel.

Les utilisateurs sont invités à déposer un montant minimum d’Euro 250,- sur le compte bancaire indiqué, en mentionnant le message structuré, comme repris dans l'email d'activation.

Tout virement sur un compte inapproprié ou sans message structuré s’expose à des délais de confirmation de paiement et de la possibilité de soumettre des BESC/ECTN/ASHI à toute (pré)validation.

Lorsque le crédit descend en dessous de Euro 100,- un email sera envoyé afin de demander à l'utilisateur d'ajouter des fonds sur son compte.

A noter :

• Tous les frais bancaires sont à la charge de l'utilisateur.

• Votre compte électronique ne sera crédité qu'après réception effective des fonds transférés.

5/ CREER UN NOUVEAU BESC

Pour information :

• À chaque connaissement individuel doit correspondre un BESC/ASHI, émis au port d'embarquement.

• La régularisation au port de destination n'est pas admise.

Après avoir sélectionné le drapeau du pays de son choix puis saisi nom d’utilisateur et mot de passe, on peut procéder à la création d’un nouveau BESC/ASHI. Le système prévoit une assistance ‘en ligne’ en pointant sur les différents éléments à compléter.

Le mode ‘Créer nouveau BESC/ASHI’ permet d'afficher un formulaire électronique devant être complété par le chargeur ou le transitaire.

Un nouveau BESC/ASHI peut être ajouté en :

• créant un nouveau BESC/ASHI et en complétant tous les champs vides ;

• copiant un ancien BESC/ASHI et en modifiant/complétant les champs utiles avec de nouvelles informations élémentaires.

La création d’un nouveau BESC/ASHI exige les informations suivantes :

CHARGEUR ET DESTINATAIRE : les nouveaux chargeurs, transitaires, destinataires et parties à notifier doivent être créés en saisissant toutes les informations requises. Lorsque vous cliquez sur ‘Confirmer’, ceux-ci seront enregistrés dans une base de données privée afin de permettre toute réutilisation ultérieure.

Pour le Ghana, le numéro de téléphone mobile du destinataire est obligatoire.

DETAIL D’EMBARQUEMENT : l'armement, le(s) navire(s), le port de chargement, de transit et de déchargement, ainsi que le principal pays d'origine, doivent être sélectionnés dans les listes proposées par le système. Si l'armateur et le navire ne figurent pas dans ces listes, l'utilisateur peut les créer en cliquant sur

‘NOUVEAU’. L'administrateur devra toutefois les approuver avant de permettre la pré-validation du BESC/ASHI.

Pour certaines destinations, le lieu/pays de livraison doit être sélectionné à partir des listes prévues.

Le numéro, la date et le lieu d’émission du connaissement ne sont pas obligatoires pour la pré-validation.

CONDITIONS D’EMBARQUEMENT, INCOTERM et TERMINAL DE DECHARGEMENT doivent être sélectionnés parmi les choix prévus. L'incoterm choisi doit correspondre avec la facture téléchargée.

MODE D’EMBARQUEMENT : un ou plusieurs modes d’embarquement à la fois sont possibles.

Pour le FCL et le Groupage/LCL les numéros de conteneur sont automatiquement vérifiés à travers l’algorithme usuel. Tout numéro erroné sera refusé par le système. Dans le cas de grands nombres de conteneurs, une liste Excel peut être téléchargée. Les numéros de conteneur doivent figurer dans la première colonne (A) du fichier Excel.

Pour le Groupage au Ghana, le nom du consolidateur et de son agent à destination sont obligatoires. Si le nom de l’agent Ghanéen du consolidateur n’est pas automatiquement relié, il devra être sélectionné de la liste prévue ou un nouvel agent devra être créé par l’utilisateur.

Pour les embarquements ROULIER, le nombre de véhicules légers (moins de 5.000kg en poids unitaire) ou lourds (à partir de 5.000kg en poids unitaire) doit être complété. Chaque numéro de châssis individuel doit être rempli, également ceux des véhicules surmontés ou attachés. Cette fois encore, pour des grands nombres de véhicules une liste Excel peut être téléchargée.

Pour les embarquements CONVENTIONNELS, le nombre de colis et la nature d’emballage peuvent être exigés.

DOCUMENTS ATTACHES : selon la destination, les documents requis doivent être téléchargés. La copie de connaissement et la facture de fret ne sont obligatoires que dans le stade de la validation finale.

La DESCRIPTION DES MARCHANDISES doit être sélectionnée de la base des données du Code du Système Harmonisé (HS). Plusieurs codes à la fois sont permis.

La description du code HS correspondant apparaitra sur le BESC/ASHI final.

Une assistance en ligne est disponible.

L’information sur les PRODUITS DANGEREUX est obligatoire pour certaines destinations.

Dans le champ libre ‘REMARQUES’, les utilisateurs peuvent ajouter des informations supplémentaires sur les marchandises, les conteneurs, etc.

Un ou plusieurs PAYS D’ORIGINE doivent être sélectionnés de la liste ; le pays principal étant celui fournissant la partie principale de l’embarquement.

Les montants de FRET ET CHARGES peuvent être indiqués en Euro, US Dollar ou Livre Sterling. Le montant de la valeur FOB doit correspondre avec les valeurs mentionnées sur le document douane export et sur la facture commerciale.

Les utilisateurs doivent compléter le champ ‘Votre référence’ (en haut/droite) avec le numéro de dossier de l'utilisateur, ainsi que le champ ‘BESC/ASHI complété par’ (en bas - nom du candidat). La bonne saisie de ces informations facilitera grandement vos recherches ultérieures.

Après avoir rempli le formulaire BESC/ASHI, les possibilités suivantes se présentent :

• SAUVEGARDER : une version "brouillon" est sauvegardée pour utilisation ou complétion ultérieures. Le BESC/ASHI n'a pas été présenté pour approbation, aucun crédit n'est déduit et toutes les informations saisies peuvent être modifiées à tout moment sans frais.
  Si au moins certains champs de base ont été saisis (port d'origine, nature et nombre de colis, etc.) l'utilisateur peut vérifier les frais finaux du BESC/ASHI en cliquant sur ‘Montrer prix’.

• PREVALIDER : une fois tous les champs complétés, hormis la date et numéro du connaissement et le téléchargement du connaissement et la facture de fret, l'utilisateur peut opérer la validation préalable de son BESC/ASHI afin de recevoir le numéro de BESC/ASHI. Ce numéro obtenu pourra être transmis à l'armateur pour recevoir en retour le numéro du connaissement. Dès cette étape, les crédits seront dus et chaque modification du BESC/ASHI (hormis la date d'émission, date de mise à bord, la place d'émission et le numéro du connaissement, la copie du B/L, le nom du navire, le numéro de voyage, la date du départ, la destination finale et les remarques) sera payante. Une copie non-validée du BESC/ASHI pourra alors être imprimée.
  Les crédits sont déduits dès qu’un ECTN/ASHI a été pré-validé. Ils ne peuvent pas être remboursés. Un BESC/ASHI « pré-validé » devra être complété et soumis pour sa validation finale sous 7 jours ouvrables sous peine d’annulation de celui-ci. Les frais engagés seront alors perdus. Toutes les données renseignées disparaitront, le numéro de BESC/ASHI deviendra caduc et le destinataire ne pourra plus présenter de BESC/ASHI valide aux autorités à destination.

• VALIDER : une fois la date et le numéro du connaissement complétés, sans oublier le téléchargement des documents obligatoires, le BESC/ASHI peut alors être soumis à validation. Le BESC/ASHI sera vérifié par l’administrateur et, dans les 2 jours ouvrables, l’utilisateur sera notifié par email de la validation ou de remarques éventuelles. Dès sa validation effective, le BESC/ASHI pourra alors être imprimé et utilisé.

A noter :

• • Toute correction ultérieure sera payante.

  • 7 jours calendriers après leur validation, les BESC/ASHI seront définitifs et ne pourront plus être modifiés électroniquement.

  • Le client endossera toujours la pleine et entière responsabilité quant au contenu et la précision des informations fournies au travers des BESC qu'il complète.

6/ SOMMAIRE DES BESC/ASHI

L'utilisateur peut consulter tous les BESC/ASHI antérieurs dans les statuts « brouillon », « validation préalable » ou « validation ».

A tout moment, les brouillons peuvent être complétés et/ou faire l'objet d'une validation (préalable), corrigés, exportés en format PDF, et copiés en vue d'une réutilisation.

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